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Le Château de Vaux-le-Vicomte est l’un des plus grands monuments privés de France. Avec plus de 300 000 visiteurs par an, l’accueil des publics est un enjeu de taille. En quelques mois, nous avons réussi à mettre en place un outil pour répondre à ces problématiques et améliorer la réponse aux visiteurs du monument.
Mercredi 28 septembre, nous avons invité Elisa Gallet, chargée de communication digitale du château pour témoigner et répondre à vos questions. Si vous n’avez pas pu vous libérer, voici un rapide récapitulatif de notre webinaire. Vous pourrez aussi accéder au replay !
Pourquoi le Château de Vaux-le-Vicomte a fait appel à Ask Mona ?
Lorsque nous avons rencontré l’équipe du Château, les demandes des visiteurs étaient tellement nombreuses qu’elles étaient gérées par défaut par l’équipe de communication. Pour répondre aux requêtes des publics, l’équipe avait à disposition :
- un standard téléphonique
- une boite mail dédiée
L’équipe était à la recherche d’une solution pour faciliter la réponse aux visiteurs et gagner du temps pour pouvoir accomplir leurs tâches. Pour ce faire, ils souhaitaient avoir recours à une solution personnalisée et développée par une structure experte des problématiques des institutions culturelles.
Leur choix s’est donc tourné vers Ask Mona, et l’une de nos solutions en particulier : le chatbot d’informations pratiques. Cet outil permet aux institutions de répondre en temps réel, à tout moment et sur tous les sujets. Bien sûr, notre équipe vous accompagne tout au long pour concevoir un produit à votre image qui saura satisfaire et engager vos publics !
Notre intelligence artificielle est développée autour des questions fréquentes auxquelles les institutions culturelles sont confrontées. Nos solutions ciblent spécifiquement les enjeux du secteur culturel.
Les grandes étapes de la collaboration
Revenons sur les étapes phares de notre collaboration avec le monument.
- Le choix de l’avatar
L’équipe souhaitait concevoir un agent conversationnel personnalisé qui reflète l’ADN du lieu. La personnalisation du chatbot est la première étape de toute collaboration, et pour cause : l’outil devient la voix, le porte-parole de l’institution. Il est ainsi nécessaire de faire en sorte que le robot s’adresse à ses visiteurs comme le ferait quelqu’un de l’équipe !
Entre la ligne éditoriale ou encore les traits de personnalités, vous aurez un assistant personnalisé et façonné à votre image.
Le choix du Château s’est porté sur Jean de la Fontaine, dont l’histoire est riche et liée au monument !
Testez-le en direct : https://vaux-le-vicomte.com/
- La création de contenu
Une fois les grandes lignes du chatbot définies, il s’agit ensuite de créer les différentes fonctionnalités et décider du contenu à intégrer.
D’une part, nous créons les fonctionnalités d’informations pratiques essentielles :
- la programmation,
- les tarifs,
- les modalités d’accès au lieu…
D’autre part, nous ajoutons les réponses personnalisées aux questions qui concernent spécifiquement l’institution.
“Nous mettons à disposition de nos clients plus de 120 thématiques qui couvrent la majorité des questionnements des visiteurs”
Alix Deltour, directrice de l’expérience client
- Le développement et la mise en ligne
Cette phase est la plus technique et entièrement dédiée à notre équipe de développeurs. Elle consiste aussi à tester le dispositif avec nos collaborateurs, pour s’assurer que le rendu final soit au point. Il ne reste qu’à le mettre en ligne !
- Améliorations et évolutions continues
Tout au long de notre collaboration, une personne de l’équipe Ask Mona vous suit pour :
- analyser les données et résultats obtenus avec le dispositif ;
- examiner les conversations ;
- s’assurer de la performance du chatbot ;
- relever des questions fréquentes afin d’y apporter une réponse automatique.
L’accomplissement des objectifs
En seulement quelques mois, les objectifs fixés avec les équipes du Château de Vaux-le-Vicomte ont été atteints :
- 3 mois : c’est le temps qu’il a fallu aux équipes du Château pour éteindre le standard téléphonique ;
- 96% : c’est le taux de bonnes réponses apportées par le chatbot ;
- 37h : c’est le temps gagné par mois, depuis la mise en ligne de Jean de la Fontaine.
Grâce à l’outil que nous avons développé, l’équipe peut se recentrer sur ses tâches principales, à plus forte valeur ajoutée pour l’institution. Il ne leur reste qu’à répondre aux demandes complexes qui nécessitent l’intervention d’un employé du Château !
Quel avenir pour Jean de la Fontaine ?
Nos collaborations se déroulent sur le long terme : pour beaucoup d’institutions, les objectifs évoluent au fil du temps et de leurs besoins. Grâce aux analyses de notre équipe, nous avons remarqué un nombre important de demandes en anglais de la part des visiteurs. Pour accompagner les publics internationaux autant que locaux, Jean de la Fontaine deviendra donc bilingue !
Aussi, les utilisateurs du chatbot s’intéressent énormément à l’histoire du personnage. Nous réfléchissons à mettre en place des expériences de jeu autour de la programmation afin de valoriser les nombreux événements du château.
Si vous avez des questions, contactez-nous !
